Qui peut conduire ma voiture de société ?
11 octobre 20244 min
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Votre entreprise possède une flotte automobile et vous êtes amené à utiliser l’un de ses véhicules. Cependant, vous vous demandez qui d’autre que vous peut conduire votre voiture de société. Entre véhicule de fonction et voiture de société, en passant par les possibles sanctions, sans oublier l’assurance, Movivolt répond à vos questions.
Nous vous l’accordons, à première vue, un véhicule électrique de fonction et de société se ressemblent. Cependant, des subtilités existent.
Une voiture de fonction est un véhicule mis à la disposition d’un salarié. Cette voiture lui permet d’effectuer son travail, mais le salarié est également autorisé à l’utiliser durant son temps personnel (le soir ou le week-end). La voiture de fonction peut même être utilisée durant les congés du salarié, dans les limites fixées par l’employeur.
Un véhicule de société, aussi appelée voiture de service, est mis à disposition d’un ou plusieurs salariés dont leurs missions nécessitent un déplacement régulier en différents lieux. Le véhicule de société ne peut être utilisé que dans le cadre du travail. Néanmoins, l’entreprise peut autoriser les trajets domicile-travail avec ce véhicule.
Dans la plus grande majorité des cas, seul un salarié de l’entreprise peut conduire un véhicule de société. Vous ne pouvez pas le prêter à un ami ou à un membre de votre famille. Il existe tout de même des exceptions à cette règle : les véhicules utilisés pour la livraison, comme les camionnettes, qui peuvent être conduites par des chauffeurs professionnels.
Dans le cas de figure où un tiers commet une infraction avec une voiture de société, le salarié doit le dénoncer auprès de sa direction qui rapportera l’information auprès des instances publiques concernées. Sans dénonciation, le salarié sera désigné comme responsable de l’infraction.
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2017, les entreprises ont l’obligation de dénoncer les salariés responsables d’une infraction routière dans les 45 jours. L’amende ne peut pas être retenue par l’employeur sur le salaire, mais l’employé doit la régler directement à l’administration. Quant au retrait des points, il sera effectué sur le permis du conducteur responsable de l’infraction. Si toutefois la société s’acquitte de l’amende, il s’agit alors d’un avantage en nature. Son montant doit donc être intégré dans l’assiette des cotisations sociales
Aux yeux de l’assurance, la notion de conducteur autorisé ne s’applique qu’au salarié concerné. Si l’employeur n’a pas autorisé de conducteur tiers pour les voitures de société, l’assurance ne jouera pas en cas d’accident causé par ce dernier.
De plus, la franchise retenue est à la charge de l’entreprise, sauf en cas de faute lourde. Néanmoins, il faut aussi distinguer l’usage privé de l’usage professionnel.
Le collaborateur et l’employeur peuvent convenir sur le paiement de la franchise sera à la charge de ce premier en cas de sinistre survenu hors du temps de travail.
Lorsqu'une entreprise possède ou utilise des véhicules dans le cadre de ses activités professionnelles, il est obligatoire des les assurer. Le non-respect de cette obligation peut entraîner de graves conséquences juridiques, financières et même pénales pour la société et ses dirigeants.
En France, chaque véhicule, qu'il soit utilisé à des fins personnelles ou professionnelles, doit être couvert par une assurance responsabilité civile (RC) au minimum. Obligatoire, cette exigence s'applique également aux voitures de société, même si elles ne sont pas utilisées. Négliger cette obligation expose l'entreprise à de lourdes sanctions pénales et financières :
- Contraventions : Une amende pouvant atteindre jusqu’à 3 750 euros.
- Confiscation du véhicule : Les forces de l'ordre peuvent saisir le véhicule non assuré.
- Suspension du permis de conduire : Cela concerne le conducteur et/ou le représentant légal de la société.
- Annulation du permis de conduite : dans certains cas, le tribunal peut prononcer une annulation, assortie d’une interdiction de le repasser durant une certaine période.
Mais les impacts ne se limitent pas aux aspects légaux. La réputation de la société peut également souffrir, nuisant à sa crédibilité auprès des clients et partenaires commerciaux. En cas d'accident responsable, l'absence d'assurance peut aussi ternir l'image de marque de l'entreprise faute de mesures adéquates pour indemniser les victimes
Une voiture de société sans assurance représente un risque financier considérable. Voici quelques exemples illustrant la portée financière d'un tel manquement :
- Dommages matériels aux tiers : Si un véhicule de société cause des dommages matériels, comme détruire un autre véhicule ou endommager une infrastructure publique, la société devra prendre en charge tous les frais de réparation.
- Dommages corporels : Lorsque des personnes sont blessées, ou pire, lors d'un accident provoqué par une voiture de société non-assurée, les coûts médicaux et d'indemnisation peuvent rapidement devenir exorbitants. Ces frais incluent les soins hospitaliers, les indemnisations pour perte de salaire, ou encore les compensations pour préjudices moraux.
- Pertes propres : Au-delà des tiers, les dommages subis par le véhicule de société devront être intégralement pris en charge par l'entreprise si celui-ci n'est pas assuré.
Ces situations montrent combien le défaut d'assurance pour une voiture de société peut déstabiliser financièrement une entreprise, menaçant ainsi sa stabilité et sa pérennité.
En assurant la ou les voitures de société, l’employeur doit définir le niveau de couverture et les garanties nécessaires. Le niveau de couverture de l’assurance dépend de l’activité professionnelle. Si votre activité est sujette à de nombreux risques de dégradation, cela implique une meilleure couverture.
Une voiture de société doit donc être assurée avec un contrat proposant certaines garanties, qui se cumulent à l’assurance aux tiers obligatoire (RC professionnelle) :
- L’assurance au tiers étendue : Moins coûteuse que l’assurance tous risques, l’assurance au tiers étendue ajoute plusieurs garanties importantes par rapport à l’assurance responsabilité civile. Elle couvre notamment les bris de glace, les incendies et parfois les vols. Ce type de contrat équilibre bien coûts et bénéfices pour les entreprises soucieuses de leur budget, tout en offrant une couverture suffisante contre des risques fréquents.
- Garantie dommages tous accidents ou assurance tous risques : Cette option offre une protection maximale, couvrant presque tous les types de sinistres possibles. Que ce soit en cas d'accidents, de vols, de vandalisme ou même de catastrophes naturelles, l’assurance tous risques assure une indemnisation extensive des dommages tant matériels que corporels. Pour les entreprises, cela représente souvent l'option la plus sécurisante ;
- Garantie personnelle du conducteur : Ce complément vise principalement la protection des conducteurs salariés. En cas d’accident causant des blessures corporelles, cette assurance prend en charge les frais médicaux et verse des indemnités pour compenser les incapacités temporaires ou permanentes. Choisir cette option est une manière de montrer l’engagement de l’entreprise envers la sécurité et le bien-être de ses employés.
D’autres garanties facultatives peuvent être ajoutées telles des garanties de services (assistance zéro kilomètre, dépannage et remorquage…) ou encore des garanties pour les bagages, objets personnels et professionnels.
Par ailleurs, si l’entreprise possède moins de 5 véhicules, il est possible de les assurer de manière individuelle. Au-delà, il est possible de souscrire un contrat flotte. Cela permet de rassembler sur un même contrat tous les véhicules de la société. Notez que Movivolt vous propose ses services en matière d’assurance. Nous avons négocié pour vous des contrats IARD dédiés aux professionnels.